Katere težave rešujejo orodja za družabno poslovanje?

V poslovnem svetu je v teku velik trend sprememb v načinu komunikacije in sodelovanja. Moderna spletna tehnologija in preverjena orodja v obliki t.i. platform za družabno poslovno sodelovanje (»Social Business Collaboration«) spreminjajo način kako delamo, sodelujemo in komuniciramo.

Obstoječe rešitve v obliki elektronske pošte ter pasivnega intraneta nas zasipajo z informacijami, ki jih ne potrebujemo. Izjemna popularnost družabnih omrežij kot so Facebook ali LinkedIn oz. orodij za so-ustvarjanje, izmenjavo vsebin, upravljanja s projekti ali iskanje znanja in strokovnjakov, je primorala ponudnike »resnih« poslovnih rešitev, da pripravijo odgovor, kako prenesti ta uspešna orodja in način dela tudi v poslovni svet.

Podjetja, ki te rešitve že uvajajo, vidijo občutne pozitivne učinke: lažje sodelovanje posameznikov in skupin, manjša izguba časa in frustracija pri iskanju pomembnih informacij, bolj osredotočena komunikacija.

In katere so potemtakem glavne težave, s katerimi se srečujemo danes pri sodelovanju in komunikaciji v poslovnem svetu?  Dve najbolj pogosti sta sigurno:

• Preveč informacij:

Prav tako, kot se je zgodilo s proizvodnjo fizičnih dobrin, smo iz obdobja pomanjkanja prešli v obdobje preobilja. Elektronska pošta, intranet, spletni portali, dokumenti, blogi, novice, izobraževanja, televizija, reklame, članki, knjige, … Srečujemo se s poplavo informacij v najrazličnejših formatih in čedalje težje nam je te informacije razdeliti na pomembne in nepomembne, na tiste ki nam lahko koristijo in na tiste, pri katerih nam že sam »pregled« zgolj krade čas.

Mogoče paradoksalno, vendar ravno ta orodja, ki so nam na začetku pomagala, da učinkovito najdemo in obdelamo informacije, nas sedaj zaradi prevelike količine informacij dejansko dostikrat prav paralizirajo. Če npr. pomislimo, koliko časa lahko izgubimo, da dnevno samo pregledamo nabiralnik elektronske pošte. Ali pa da najdemo neko pomembno sporočilo izpred enega meseca ali celo enega leta.

In kolikokrat se nam je zgodilo, da smo ob iskanju določene informacije na spletu enostavno obupali, ker nismo uspeli iz množice najdenih člankov v doglednem času  izluščiti tisto relevantno?

•     Neučinkovito sodelovanje

Le malo ljudi dela v okolju, kjer ima vse sodelavce v svoji neposredni bližini in je komunikacija in usklajevanje relativno trivialna zadeva. V običajnih poslovnih okoljih je potrebno sodelovanje preko mej posameznih oddelkov in preko meje samega podjetja.

Kot primer enega od instrumentov sodelovanja naj omenim sestanke. Čeprav so nepogrešljivi, se verjetno lahko strinjamo, da so prav velikokrat časovno potratni in takrat se upravičeno sprašujemo ali ne gre mogoče tudi drugače. Koliko časa izgubimo samo s tem, da se dogovorimo za čas in mesto sestanka?  In kolikokrat imamo pri sestankih občutek, da nekako nismo zvedeli ali se dogovorili prav veliko koristnega in da smo zgolj izgubili dragoceni čas -  da smo prišli, bili na sestanku in se vrnili.

Ostali tipični izzivi, ki jih velja omeniti kot primer so:

•     Izguba znanja zaradi odhoda sodelavcev ali ker znanje pristane v slepem črevu intraneta
•     Organizacijski silosi, kjer različne organizacijske enote podjetja praktično ne vedo drug za drugega
•     Iskanje dokumentov v nepreglednem gozdu datotečnih strežnikov
•     Vsiljiva in moteča komunikacija, ki nam prekinja produktiven tok dela
•     Iskanje strokovnjakov za določene zadeve
•     Zamudno iskanje informacij med elektronsko pošto, po internetu ali intranetu
•     Okorna izmenjava dokumentov

Vidimo, da jih je kar nekaj.  V glavnem so težave povezane s preveliko količino slabo strukturiranih informacij, s slabo izmenjavo znanja in pa z manj učinkovitim sodelovanjem.
Vendar pa ni problem samo v tem, da po nepotrebnem izgubljamo svoj čas ob izvajanju naših delovnih aktivnosti.  
Največje izgube nastanejo dejansko ob tem, da zaradi manj učinkovitega dela toliko kasneje identificiramo, obdelamo in odgovorimo na izzive ter priložnosti na trgu.